Política de Privacidade — Balu

Versão: 1.0

⚠️ Minuta técnica — pendente de revisão jurídica. Este documento foi redigido a partir do inventário real de dados tratados pelo Balu (docs/reference/inventario-dados-pessoais.md) e descreve fielmente o que o sistema faz hoje. Antes de publicação, precisa de revisão por profissional habilitado e do preenchimento dos placeholders de identificação do controlador e do encarregado.

1. Quem somos

O Balu é operado por PIPER AUTOMAÇÕES E INTEGRAÇÕES LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 61.061.690/0001-83, com sede na Rua Benfica, 143, Jardim Eldorado, CEP 86.802-470, Apucarana/PR ("Balu", "nós"), controlador dos dados pessoais tratados através da plataforma, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

2. Dados que coletamos

Coletamos apenas os dados necessários para operar o Balu como uma ferramenta de gestão fiscal para MEI e empresas do Simples Nacional. O detalhamento completo — categoria por categoria, com tabela de origem, finalidade, base legal e prazo de retenção — está no [Inventário de Dados Pessoais](../reference/inventario-dados-pessoais.md), que é parte integrante desta política. Em resumo, tratamos:

• Dados de conta: e-mail, nome, papel (empresa, contador ou administrador).
• Dados da empresa: razão social, CNPJ, inscrições estadual/municipal, endereço, telefone, e-mail, regime tributário, CNAE.
• Credenciais de emissão de nota fiscal e certificado digital A1: armazenados cifrados em repouso (AES-256-GCM).
• Dados de clientes do titular: CPF/CNPJ, razão social, e-mail, telefone e endereço das pessoas físicas/jurídicas atendidas pelo titular.
• Documentos fiscais: notas fiscais emitidas, guias (DAS), apurações e declarações de imposto.
• Dados de cobrança: honorários entre o titular e o escritório contábil vinculado.
• Conversas de WhatsApp: número de telefone, conteúdo das mensagens enviadas e recebidas, data e hora. Detalhado na seção 7.
• Registros de acesso e auditoria: IP e ação, quando um contador acessa dados de um cliente ou quando ocorrem operações sensíveis.
• Consentimento: registro do aceite desta política e dos Termos de Uso, com versão e IP.

3. Para que usamos seus dados (finalidades)

• Operar sua conta e autenticar seu acesso.
• Emitir notas fiscais, calcular e transmitir guias e declarações fiscais, sempre com sua confirmação (ver seção 6 dos Termos de Uso).
• Permitir que um contador vinculado por convite consulte (somente leitura) os dados fiscais da sua empresa.
• Cobrar honorários do escritório contábil, quando aplicável.
• Cumprir obrigações legais de guarda de documentos fiscais.
• Prevenir fraude e garantir a segurança da plataforma (registros de auditoria).
• Enviar e-mails transacionais (confirmação de cadastro, convites, notificações).

4. Bases legais (LGPD art. 7º e art. 9º)

Tratamos seus dados com base em:

• Art. 7º, I — execução de contrato: para prestar o serviço que você contratou (cadastro, emissão fiscal, gestão de clientes, cobrança de honorários).
• Art. 7º, II — cumprimento de obrigação legal ou regulatória: para a guarda de documentos fiscais pelo prazo exigido pela legislação tributária (~5 anos) e para a manutenção de registros de acesso (Marco Civil da Internet, art. 15).
• Art. 7º, IX — legítimo interesse: para segurança da plataforma, prevenção a fraude e trilha de auditoria.
• Art. 9º (por analogia/cautela): credenciais de emissão fiscal e o certificado digital A1 são tratados com o mesmo cuidado dado a dados sensíveis — cifrados em repouso e nunca expostos em texto puro, mesmo na exportação de dados (seção 9).

5. Compartilhamento com operadores

Compartilhamos dados com terceiros que processam informações em nosso nome (operadores, LGPD art. 5º, VII), estritamente para viabilizar o serviço:

Não vendemos seus dados pessoais nem os compartilhamos para fins de publicidade de terceiros.

6. Acesso do contador aos seus dados

Se você vincula sua empresa a um escritório de contabilidade (por convite que você aceita), o contador responsável passa a ter acesso somente leitura aos seus dados fiscais — ele não pode alterar seus cadastros nem seus documentos fiscais através desse acesso. Esse acesso é sempre consentido (você aceita o convite) e revogável. Todo acesso de um contador aos dados de um cliente é registrado em nossa trilha de auditoria (data, ator, ação e IP), com base no legítimo interesse de segurança (art. 7º, IX) e no consentimento do vínculo (art. 7º, I / art. 9º).

7. Canal de atendimento por WhatsApp

O Balu oferece atendimento por WhatsApp em dois números distintos, com tratamentos separados:

• Número da plataforma, operado pelo Balu, para dúvidas sobre o produto;
• Número do escritório contábil, quando o escritório ao qual você está

vinculado conecta um número próprio. Nesse caso, as conversas ficam restritas àquele escritório e não são visíveis a outros escritórios.

O que é tratado. Ao enviar mensagem para qualquer um desses números, tratamos: seu número de telefone, o conteúdo das mensagens enviadas e recebidas, o identificador técnico da mensagem, a data e a hora, e — quando o número corresponde a uma conta cadastrada — o vínculo com essa conta.

Como a resposta é gerada. As mensagens recebidas são processadas por um provedor de inteligência artificial contratado pelo Balu, que recebe o conteúdo da mensagem para redigir a resposta. O provedor atua como operador, listado na seção 5. A IA não decide nada de efeito fiscal: emissão de nota, cálculo e transmissão de guias continuam exigindo confirmação sua dentro do aplicativo.

Quem tem acesso. As conversas do número do escritório são acessíveis à equipe daquele escritório; as do número da plataforma, à equipe do Balu.

Mensagens de quem não é usuário. Qualquer pessoa pode escrever para esses números, inclusive quem não tem conta no Balu e, portanto, nunca aceitou esta política. Nesses casos, tratamos o número de telefone e o conteúdo da mensagem com base no legítimo interesse de responder a um contato espontâneo (LGPD art. 7º, IX), pelo tempo necessário ao atendimento. Se você escreveu para nós e quer que sua mensagem e seu número sejam eliminados, basta pedir ao Encarregado (seção 13) — não é preciso ter conta.

Encerramento da conversa. Uma conversa é encerrada automaticamente após alguns minutos de inatividade quando o atendimento termina em agradecimento. Encerrar significa que o atendimento acabou — não significa que a conversa foi apagada. A retenção está descrita na seção 8.

8. Retenção e exclusão

• Dados de conta (perfil, empresa, clientes): mantidos enquanto sua conta

estiver ativa.

• Documentos fiscais (notas, guias, apurações, declarações): retidos por

cerca de 5 anos, prazo determinado pela legislação fiscal, independente do estado da sua conta (LGPD art. 7º, II).

• Ao excluir sua conta: seus dados pessoais são anonimizados — nome e

e-mail são neutralizados, seu login é bloqueado, e os dados de contato dos seus clientes (endereço, telefone, e-mail) também são anonimizados. Os documentos fiscais são retidos de forma anonimizada pelo prazo legal acima, porque sua eliminação total violaria a obrigação legal de guarda fiscal (LGPD art. 16, I). Não se trata, portanto, de exclusão total e imediata de todo o histórico — é anonimização com retenção do que a lei exige.

• Registros de auditoria e acesso: mantidos por, no mínimo, 6 meses

(Marco Civil da Internet, art. 15), podendo ser mantidos por período maior por legítimo interesse de segurança.

• Conversas de WhatsApp: mantidas por {{PRAZO_WHATSAPP}} a contar da

última mensagem, para continuidade do atendimento e prova do que foi orientado. ⚠️ Ponto aberto — ver nota 3 ao advogado, no fim deste documento: hoje a exclusão de conta não alcança as conversas de WhatsApp, e o prazo acima ainda não está definido nem implementado.

9. Seus direitos (LGPD art. 18)

Você tem direito a confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação (nos limites da retenção legal acima) e informação sobre compartilhamento. Na prática, hoje:

• Acesso e portabilidade: disponíveis diretamente na página /conta,

onde você pode exportar todos os seus dados em formato JSON com um clique. Credenciais e o certificado digital nunca são incluídos em texto puro — aparecem apenas como "configurado" ou null.

• Correção: você pode atualizar nome, e-mail e senha diretamente em

/conta; os demais dados cadastrais são editáveis nas telas de empresa e clientes.

• Exclusão/anonimização: também disponível em /conta, conforme

descrito na seção 8.

Para outras solicitações relacionadas aos seus direitos, use o contato do Encarregado na seção 13.

10. Segurança (LGPD art. 46)

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger seus dados, incluindo:

• Isolamento por tenant (RLS): cada usuário só acessa, no banco de dados,

as linhas que lhe pertencem — reforçado por Row Level Security no Postgres.

• Cifra em repouso: credenciais de emissão fiscal e o certificado digital

A1 são armazenados cifrados com AES-256-GCM.

• Rate limiting: limites de tentativas em login, cadastro e outras

operações sensíveis, para dificultar ataques automatizados.

• Trilha de auditoria: acessos do contador e operações sensíveis ficam

registrados com data, ator e IP.

Nenhum sistema é 100% imune a incidentes; caso ocorram, seguimos o procedimento da seção 11.

11. Incidentes de segurança (LGPD art. 48)

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares afetados, conforme exigido pelo art. 48 da LGPD, informando a natureza dos dados afetados, as medidas técnicas adotadas e as recomendações aos titulares.

12. Cookies e sessão

Usamos apenas os cookies/mecanismos de sessão necessários para autenticação, providos pelo Supabase Auth. Não usamos cookies de rastreamento publicitário de terceiros.

13. Contato do Encarregado (DPO)

Dúvidas, solicitações sobre seus dados pessoais ou exercício dos direitos do art. 18 podem ser enviadas para o Encarregado (DPO) Eduardo Henrique Alves Machado, pelo e-mail contato@excluvia.com.br.

14. Alterações desta política

Esta política é versionada. Alterações relevantes exigem um novo aceite do usuário (fluxo de re-aceite ao entrar no sistema), e a versão vigente e a data de publicação ficam registradas internamente. A versão atual é a 1.0.

Notas ao advogado — não publicar

Remover este bloco inteiro antes de publicar. Ele existe para a revisão e não faz parte da política. A seção 7 (WhatsApp) foi acrescentada em 29/08/2026, depois que o canal entrou em produção; o restante do documento já existia.

Os campos {{PROVEDOR_IA}} e {{PRAZO_WHATSAPP}} estão propositalmente em branco — dependem das decisões abaixo.

1. Quem é o provedor de IA, e ele pode ser trocado sem novo aceite? O conteúdo das mensagens de WhatsApp é enviado a um provedor de IA para que a resposta seja redigida. O provedor é configurável pelo administrador (a plataforma suporta Anthropic, Google, OpenAI, OpenRouter, Groq, DeepSeek e Mistral, entre outros). Precisamos saber: (a) nomeamos o provedor atual na tabela da seção 5, assumindo novo aceite a cada troca, ou (b) descrevemos a categoria com uma lista pública mantida à parte? Há também a questão de transferência internacional (LGPD art. 33), já que esses provedores processam fora do Brasil.

2. Mensagens de quem não é usuário — a base legal escolhida está correta? Qualquer pessoa pode escrever para os números do Balu ou de um escritório, e a mensagem e o telefone ficam armazenados. Essa pessoa nunca aceitou esta política e pode nem ser cliente. Redigimos a seção 7 apoiada em legítimo interesse (art. 7º, IX) com direito de eliminação a pedido. Pedimos confirmação de que essa é a base adequada, e se é necessário um aviso automático na primeira resposta informando que a conversa é registrada.

3. Prazo de retenção das conversas, e a lacuna na exclusão de conta. Dois pontos, e o segundo é uma divergência real entre o texto e o sistema:

• Não há prazo definido para as conversas de WhatsApp. Precisamos de um

número para {{PRAZO_WHATSAPP}}, considerando que a conversa pode conter orientação contábil que o escritório queira poder comprovar depois.

• A exclusão de conta hoje não alcança as conversas. A rotina de

anonimização atinge perfil, empresa e clientes, mas não a tabela de atendimentos de WhatsApp. Ou seja: quem exclui a conta continua com telefone e mensagens armazenados. Isso será corrigido no sistema — a nota serve para que a política não prometa hoje algo que o produto ainda não faz.

4. Conversas anteriores a esta versão. O canal operou antes desta redação, inclusive em um número pessoal usado para testes, e há conversas de terceiros armazenadas desde 12/08/2026. Perguntamos se a orientação é eliminar esse histórico antes da publicação, ou mantê-lo sob a base legal da nota 2.

5. Titularidade das conversas do número do escritório. Quando o escritório conecta o próprio número, ele decide sobre aquele atendimento, mas os dados ficam na infraestrutura do Balu. Perguntamos se o enquadramento correto é controladoria conjunta ou Balu como operador do escritório — e se isso exige cláusula específica no contrato com os escritórios, além desta política.